منابع مقالات علمی : تأثیر به ‌کارگیری سیستم‌ اطلاعات مدیریت بر تصمیمات مالی مدیران حوزه علمیه …

در پژوهش حاضر، اصطلاح «سیستم‌های اطلاعاتی» با اصطلاح «سیستم‌های اطلاعات مدیریت» هم‌معنا در نظر گرفته شده است.
۲ـ۱ـ۳٫ روند تکامل MIS
MIS نخست برای کاربردهای سازمانی و مدیریتی، پیش‌بینی و طراحی شده بود، از این‌رو عنوان «سیستم‌های اطلاعات مدیریت» برای آن انتخاب شد. هدف اساسی MIS در آغاز پیدایش، ارائه شناخت‌ها، راه‌حل‌ها و تدوین اصول و فنون علمی لازم برای متخصصان رشته مدیریت، مدیران و تصمیم‌گیران جامعه، در جهت طراحی، ایجاد و مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی اتوماتیک در سازمان‌ها و مدیریت بود (محمودی، ۱۳۸۶: ۵). این سیستم‌ها تا قرن بیستم با تأنی به حرکت خود ادامه داد و این شاید به علت ناتوانی‌ فن‌آوری‌ها در حفظ و نگهداری و بازیابی اطلاعات و برقراری ارتباطات بود. در اواخر قرن بیستم با توسعه فن‌آوری‌ها، رایانه‌هایی که از ظرفیت و سرعت و دقت بالایی برخوردار بودند، روند تکامل و کاربرد مفاهیم MIS نظام‌های اطلاعاتی مدیریت سرعت بیشتری یافت (مؤمنی، ۱۳۸۰: ۸). در ۱۹۶۵ برای نخستین‌بار مفهوم MIS به معنی دانش سیستم‌های اطلاعاتی کاربردی مبتنی بر کامپیوتر در دپارتمان مدیریت دانشگاه مینه‌سوتا[۳۰]ی آمریکا پایه‌گذاری شد. این مفهوم علمی به‌سرعت در بیشتر مراکز آکادمیک مدیریت به عنوان گرایش نوین علمی مورد پذیرش قرار گرفته و ده‌ها دانشگاه و مؤسسه علمی مبادرت به ایجاد این تخصص علمی جدید کردند (محمودی، ۱۳۸۶: ۲۴).
این سیستم‌ها خیلی سریع از قلمرو علم مدیریت پا فراتر نهاده و در بسیاری از رشته‌ها و علوم دانشگاهی دیگر که به‌‌نوعی با کاربردهای سیستم‌های اطلاعاتی مرتبط بودند، نفوذ کرده و تدریس شد. تنوع کاربردهای فراگیر MIS در علوم و فعالیت‌های مختلف جامعه چون مدیریت، حسابداری، اقتصاد، شهرسازی، جغرافیا، انفوگرافی، زمین‌شناسی، آمایش سرزمین، طراحی صنعتی، کامپیوتر، علوم شناختی و سیستم‌های اسنادی و غیره موجب به وجود آمدن ابهامات و برداشت‌های مختلفی در مراکز آکادمیک شد، که این ابهامات هنوز در متون و مراجع علمی مشاهده می‌شود (محمودی، ۱۳۸۶: ۵).
نمودار ۲ـ۱ـ۲٫ روند به‌کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان‌ها (منبع: اُبرین،[۳۱] ۲۰۰۵: ۱۱؛ به نقل از: سرلک و فراتی، ۱۳۸۷: ۲۵)
۲ـ۱ـ۴٫ نقش تفکر سیستمی در سیستم‌های اطلاعات مدیریت
هر سازمانی برای تداوم جریان کاری خود نیاز به یک دید سیستمی دارد؛ دید سیستمی که همه بخش‌های درون‌داد، برون‌داد و فرآیند تبدیل را از طریق مکانیسم کنترل و حلقه بازخورد زیر نظر دارد و یک نوع یکپارچگی در تصمیم‌گیری، که لازمه موفقیت سازمان می‌باشد، به وجود می‌آورد. افراد باهوش و ماهر در حل مسائل، کسانی هستند که محیط خود را می‌شناسند و سیستم‌های موثر جمع‌آوری اطلاعات را به وجود می‌آورند. آنان به لزوم معیارهای عملکرد و ایجاد شبکه‌های ارتباطی مناسب با دیگر افراد پی برده‌اند. تمام اینها، اجزای پذیرش یک تفکر سیستمی می‌باشد (برگرفته از: مک‌لوید،[۳۲] ۱۳۷۸: ۱۳۶؛ به نقل از: زوارقی، ۱۳۸۲). این تفکر، کاربرد مستقیمی در مطالعه سیستم‌های اطلاعاتی دارد. یک نگرش تکنولوژیک به سیستم‌های اطلاعاتی، پیچیدگی سیستم را کاهش می‌دهد و تلاش می‌کند آن را در قالب قواعد و رویه‌ها تعریف کند؛ قواعد و رویه‌هایی که بر اساس آنها می‌توان داده‌های مشخصی را به ستاده‌های قابل پیش‌بینی تبدیل کرد: یک سیستم به‌اصطلاح قطعی (کلارک،[۳۳] ۱۳۸۷: ۳۹). نظریه سیستم‌ها برای اداره موقعیت‌های پیچیده جریان‌های ورودی و خروجی، راه‌حل‌هایی ارائه می‌کند و از نظریه‌های ارتباطات بهره می‌گیرد؛ نظریه‌هایی که کمک می‌کنند طرحی برای سیستم به دست آید که بتواند با حداقل اختلال و دگرگونی در ارسال اطلاعات از منبع به مقصد، به ورود داده‌ها، پردازش و خروج آنها بپردازد. نظریه سیستم‌ها از اصول طراحی سیستم یعنی سیستم باز و یا سیستم بسته استفاده می‌کند. سیستم باز MIS اصلاح و تعدیل مدام سیستم را با تغییرات محیطی که MIS در آن فعال است ممکن می‌سازد. چنین طرحی کمک می‌کند تا MIS در راستای نیازهای شغلی مدیریت سازمان باشد (جوادکار، ۱۳۸۲: ۸ـ۹).
۲ـ۱ـ۵٫ داده‌‌
داده، شامل توصیف مقدماتی از اشیا و رویدادها، فعالیت‌ها و مبادلات است که ثبت، طبقه‌بندی و ذخیره شده‌اند، ولی طوری مرتب نشده‌اند که معنی خاصی را برسانند و می‌توانند به صورت عددی، حرفی، شکلی و صدایی باشند (توربان[۳۴] و دیگران، ۲۰۰۵: ۵۲؛ به نقل از: سرلک و فراتی، ۱۳۸۷: ۹). آلوین تافلر اعتقاد دارد که داده‌ها به قضایا و یا وقایع کوچکی گفته می‌شوند که بین آنها ارتباطی وجود ندارد. داده‌ها برخلاف اطلاعات که از معنای خاصی برخوردارند، دارای معنای عام نیز هستند، از این‌رو بسیار تفسیر‌پذیر و اغلب متنوع، نامحدود و ساختارنیافته‌اند، بنابراین در هنگام استفاده باید پالایش شده و تا حد ممکن ساختاربندی شوند (محمودی، ۱۳۸۶: ۴۲).
۲ـ۱ـ۶٫ اطلاعات
اطلاعات، داده‌هایی هستند که پردازش، تبدیل و ترکیب شده‌اند تا شکل معین و معناداری بگیرند و آگاهی بیشتری را به فرد منتقل کنند (اسپیراوا،[۳۵] ۲۰۰۱: ۳؛ به نقل از: سرلک و فراتی، ۱۳۸۷: ۱۰). از نظر ریشه‌شناسی از ریشه لاتین واژه in-forma به معنی «به شکل درآورنده» می‌آید (محمودی، ۱۳۸۶: ۴۷). بر این اساس، مک‌کای[۳۶] (۱۹۶۹: ۱۴۱) اعتقاد دارد: اطلاعات آن چیزی است که به یک حالت، شکل و یا تغییر شکل می‌دهد. می‌توان گفت کلیه شناخت‌های بشری، تولیدات هنری، محصولات فن‌آورانه، سازمان‌ها و در یک کلام آنچه طبیعت و انسان می‌آفریند به گونه‌ای با اطلاعات شکل گرفته و خلق می‌شوند (برگرفته از: محمودی، ۱۳۸۶: ۴۸). ارسطو برای اطلاعات، دو بعد مرتبط با هم در نظر گرفته است: یکی بعد «شناخت» که جلوه‌هایی از واقعیت را ارائه می‌کند، دیگری بعد «عمل» است که به عنوان مکمل بعد اول مطرح می‌شود (ترمبلی،[۳۷] ۱۹۹۲: ۱۳۹؛ به نقل از: محمودی، ۱۳۸۶: ۴۷).
در علوم اطلاعات و ارتباطات، «اطلاعات» دارای دو معنی است:
الف) اطلاعات به معنی خبر و آگاهی از یک موضوع، رویداد و یا یک پدیده؛
ب) اطلاعات به معنی به شکل درآوردن و یا به فرم درآوردن (In-Formation) (محمودی، ۱۳۸۶: ۴۸).
۲ـ۱ـ۷٫ دانش
دانش شامل آگاهی و درک مجموعه‌ای از اطلاعات و اینکه چگونه این اطلاعات می‌توانند به بهترین نحوه به کار گرفته شوند، می‌باشد (سن، ۲۰۰۴: ۱۳؛ به نقل از: سرلک و فراتی، ۱۳۸۷: ۱۰). به بیان دیگر، دانش سازمانی را می‌توان این‌چنین تعریف کرد: ترکیب سیالی از تجربیات، ارزش‌ها، اطلاعات موجود و نگرش‌های کارشناسی نظام‌یافته است که به فرآیندهای کاری و حل مسائل یک سازمان کمک می‌کند (لاجوردی و خانبابایی، ۱۳۸۶: ۱۰۵).
دانش به دو نوع دانش صریح و ضمنی تقسیم می‌شود. منظور از دانش صریح، دانش رسمی و نظام‌یافته‌ای است که آن را در فعالیت‌های علمی استفاده می‌کنیم و از طریق متون علمی ـ دانشگاهی می‌توان به آن دست یافت. به عنوان مثال می‌توان به برنامه‌های رایانه‌ای، روش تولید کالاهای مختلف و روش‌های تعمیر و نگهداری اشاره نمود. دانش ضمنی، اگرچه چندان برای ما آشنا نیست و تبادل آن نیز دشوار می‌باشد، اما در مواقع بحران می‌تواند مشکل‌گشای ما باشد. این دانش، شخصی است و از طریق تجربیات و آگاهی‌های شخصی به دست می‌آید. نمی‌توان آن را در قالب فرمول یا معادلات خاصی بیان نمود. این دانش در قالب مدل‌های ذهنی، تجربه، عقیده و روابط ذهنی نمود پیدا می‌کند. این دانش از تعامل افراد با دنیای خارج به دست می‌آید. دانش ضمنی در قالب توانایی یا علم به چگونگی نمود می‌یابد (استیسی،[۳۸] ۱۳۸۷: ۹۸). تفاوت دانش ضمنی/صریح همچنین تأثیرات مهمی بر توزیع و واگذاری اختیار تصمیم‌گیری به افراد درون سازمان دارد. اگر دانش مربوط به تصمیم‌گیری‌ها از نوع صریح باشد، انتقال و جمع‌آوری آنها در یک مکان، ساده و ممکن است، از این‌رو متمرکز کردن تصمیم‌گیری‌ها ممکن می‌شود (فعالیت‌های تخصیص بودجه درون یک سازمان نوعاً متمرکز است). اگر اساساً دانش از نوع ضمنی باشد، قابل انتقال نیست و تصمیم‌گیری باید میان افرادی که با دانش سروکار دارند، توزیع شود (پروساک[۳۹] و ماتسون،[۴۰] ۲۰۰۶: ۲۲).
اگرچه واژه‌های «اطلاعات» و «دانش» اغلب به یک معنا به کار می‌روند، اما تفاوتی آشکار میان این دو واژه وجود دارد. به باور مکلوپ[۴۱] (۱۹۸۳)، اطلاعات جریانی از پیام‌ها و یا معانی است که ممکن است به دانش اضافه، موجب ساختاردهی و یا تغییر آن شود، در حالی که دانش توسط جریان اطلاعات، خلق و سازمان‌دهی می‌شود (برگرفته از: نوناکا،[۴۲] ۱۹۹۴: ۱۵).
۲ـ۱ـ۸٫ فرآیند تبدیل داده به دانش
با استفاده از پردازش اطلاعات، حجم انبوهی از داده‌ها و اطلاعاتِ غیرقابل استفاده که در سازمان وجود دارند، طی فرآیندی برنامه‌ریزی‌شده به دانش تبدیل می‌شوند تا بتواند نیازهای سازمان را برآورده ‌سازد (برگرفته از: محمودی، ۱۳۸۶: ۹۳) و شامل عملیاتی چون دستکاری روی داده‌ها، محاسبه، طبقه‌‌بندی، پالایش و مقایسه است (محمودی، ۱۳۸۶: ۴۶). فرآیند تبدیل داده به اطلاعات و اطلاعات به دانش می‌تواند به شرح زیر باشد:
علائم و آمار و ارقام خام نمایانگر «داده‌ها» می‌باشند؛
داده‌ها با تغییر مفهومی تبدیل به «اطلاعات» می‌شوند؛
با ترکیب و تلفیق شبکه‌ای شدن اطلاعات، «دانش» به وجود می‌آید.
تبدیل داده به اطلاعات و اطلاعات به دانش در طول زمان حاصل می‌شود (افرازه، ۱۳۸۳؛ به نقل از: سرلک و فراتی، ۱۳۸۷: ۱۱ـ۱۲).
۲ـ۱ـ۹٫ نقش اطلاعات در سازمان
برخی اقتصاد‌دان‌ها معتقدند که اطلاعات، چهارمین عامل عمده در تولید (پس از زمین، نیروی کار و سرمایه) می‌باشد که هر روز نیز بر اهمیت آن افزوده می‌شود (تانسی،[۴۳] ۲۰۰۳: ۵). سازمان چه کوچک باشد و چه بزرگ، در یک جا فعالیت کند یا در چند جا و تولید‌کننده، فروشنده یا ارائه‌دهنده خدمات باشد، به اطلاعات نیاز دارد. بنابراین درک کاربرد اطلاعات، ماهیت اطلاعات، ارزش اطلاعات و رسانه‌ها و ساختار گزارش‌دهی با توجه به سطوح سازمان ضرورت دارد (جوادکار، ۱۳۸۲: ۱۳۲).
امروزه، اطلاعات به عنوان منبعی استراتژیک برای سازمان شمرده می‌‌شود و در بعضی شرایط نیز، می‌تواند مزیت رقابتی ایجاد ‌‌کند (صرافی‌زاده و علی‌پناهی، ۱۳۸۲: ص۲۵). بیل گیتس،[۴۴] اهمیت اطلاعات برای سازمان را بدین‌گونه بیان می‌کند: «من یک باور ساده ولی نیرومند دارم؛ شایسته‌ترین روش برای شاخص نمودن سازمان شما در بین رقیبان، و بهترین راه برای پیش افتادن شما از دیگران، بهره‌برداری کارآمد از “اطلاعات” است. دستیابی به اطلاعات لازم و چگونگی استفاده از آن است که برد یا باخت شما را رقم می‌زند» (بیل گیتس، ۱۳۸۰: ۳۱؛ به نقل از: سرلک و فراتی، ۱۳۸۷: ۱۵).
از ویژگی‌های اطلاعات مناسب می‌توان به هدفمند بودن؛ دقیق، مطمئن و قطعی بودن؛ به‌هنگام بودن؛ مربوط بودن؛ تکرارپذیر بودن؛ خوش‌فرم بودن؛ در دسترس بودن و صریح بودن اشاره کرد (برگرفته از: محمودی، ۱۳۸۶: ۵۴ـ۵۶).
۲ـ۱ـ۱۰٫ انواع اطلاعات با توجه به سطوح مدیریت
۲ـ۱ـ۱۰ـ۱٫ اطلاعات برنامه‌های راهبردی
این اطلاعات دربردارنده هدف یا هدف‌هایی سازمانی است که می‌تواند به سیاست‌های دراز‌مدت سازمان نیز تعبیر شود. فی‌المثل برگشت نرخ سالیانه سرمایه با نرخ ۲۵% یا دستیابی به حداقل سود خالص معین یا اطمینان از توزیع شبکه نظام تلفنی بهینه در کشور، همه در حکم هدف‌های بلندمدت و برنامه‌ریزی‌های راهبردی هستند. اطلاعات برنامه‌های بلندمدت اعم از خاص یا عام را اطلاعات راهبردی می‌نامند. معمولاً این اطلاعات تابعی از عوامل بیرونی‌اند و توفیق و تحقق آنها نیز بستگی به هماهنگی بین پدیده‌های برون‌سازمانی دارد (مؤمنی، ۱۳۸۰: ۲۹ـ۳۰).
۲ـ۱ـ۱۰ـ۲٫ اطلاعات برنامه‌های راهکاری
اطلاعات چنین برنامه‌هایی برای نظام برنامه‌ریزی عملیات اجرایی و راهکاری سازمان به کار گرفته می‌شود و از آنها در حکم بخشی از تصمیم‌های اجرایی سازمان برای تجزیه و تحلیل وضعیت‌ها و فرصت‌ها استفاده می‌شود. معمولاً برنامه‌ها از نظر زمانی به دور‌ه‌های بلندمدت، میان‌مدت و کوتاه‌مدت تقسیم می‌گردد. مانند تجزیه و تحلیل فروش و پیش‌بینی‌های فرآیند نقدینگی روند تولیدات و موجودی و چگونگی هماهنگی با برنامه‌ها و همچنین توان‌ها و تنگناهای عملیاتی سازمان و تهیه گزارش از عوامل بیرونی و تأثیرات آن در روند حرکت سازمان برای تحصیل هدف‌ها و تحقق مأموریت‌ها (مؤمنی، ۱۳۸۰: ۲۹ـ۳۰).
۲ـ۱ـ۱۰ـ۳٫ اطلاعات برنامه‌های عملیاتی
تشابه زیاد برنامه‌های عملیاتی با فعالیت‌های راهکاری در این است که در این برنامه‌ها عموماً برنامه‌ریزی در مقیاس زمانی کوتاه‌تری صورت می‌گیرد، مانند برنامه فعالیت‌های ماهیانه و روزانه و بررسی موجودی و عملکرد واحد کنترل کیفی و تهیه گزارش‌های مربوط به آن. اگرچه این اطلاعات درون‌سازمانی است، گاهی اوقات تحت تأثیر عوامل بیرونی نیز قرار می‌گیرد که اطلاع از آنها برای مدیریت ضروری است. فرآیند برنامه‌های عملیاتی برای تمام سطوح، ساختار سازمانی برای اتخاذ تصمیم صحیح روزانه است و گزارش ارائه‌شده در حکم خروجی یا ستاده نظام اطلاعاتی مدیریت در نظر گرفته می‌شود که بایستی حاوی اطلاعات عملکرد زمانی کوتاه‌مدت باشد تا مدیریت را راهنمایی کند. از این‌رو، اطلاعات سطوح مختلف، باید مرتبط با زمان‌های مختلف برنامه‌ریزی باشد. برای سایر وظایف مدیریت مانند سازمان‌دهی، هدایت و برقراری انگیزش و نظارت نیز بایستی برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی اطلاعاتی صورت گیرد. لذا فرآیند این اطلاعات که موجب تشکیل و سازمان‌دهی داده‌های نظام عملیاتی برنامه‌های عملیاتی می‌شود، در حکم زیرمجموعه نظام اطلاعاتی مدیریت (MIS) است که به صورت یکسان از طریق ساختار افقی و عمودی و حتی مقابل و با گرایش‌های واکنشی عمل می‌کند (مؤمنی، ۱۳۸۰: ۳۰ـ۳۱).
نمودار ۲ـ۱ـ۳٫ سلسله‌مراتب سطوح سه‌گانه تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی و کنترل (منبع: مؤمنی، ۱۳۸۰: ۳۱)
۲ـ۱ـ۱۱٫ انواع اصلی اطلاعات کسب و کار
فهرست مشتریان: واقعی و بالقوه، نیازهای آنان، موقعبت اقتصادی و… (اغلب با عنوان «رضامندی» و… خریده و فروخته می‌شود)
اطلاعات درباره محصولات شرکتاستانداردهای قانونی که موظف به تبعیت کردن از آنها هستند، چگونگی تولید محصولات، طراحی‌های محصول و… ـ که اغلب تحت عناوین حقوق امتیاز، علامت‌های تجاری ثبت‌شده، حق کپی و… محافظت می‌شوند. شرکت‌ها اغلب باید مبلغ گزافی را بابت گرفتن مجوز برای تولید محصولات دیگر تولیدکنندگان بپردازند (برای نمونه کوکاکولا[۴۵]).

یک مطلب دیگر:
پژوهش - تأثیر به ‌کارگیری سیستم‌ اطلاعات مدیریت بر تصمیمات مالی مدیران حوزه علمیه استان قم- قسمت ...

برای دانلود فایل متن کامل پایان نامه به سایت 40y.ir مراجعه نمایید.