پژوهش – تأثیر به ‌کارگیری سیستم‌ اطلاعات مدیریت بر تصمیمات مالی مدیران حوزه علمیه استان قم- قسمت …

اطلاعات درباره تأمین‌کنندگان واقعی و بالقوهقابلیت‌ها، موقعیت اقتصادی و…
اطلاعات درباره موجودی و گردش کالاهاسفارش‌ها، موجودی مواد اولیه کالاهای در دست اقدام، ترازهای تولید، اجناس تولیدشده در انبار و…
اطلاعات حسابداریهزینه‌های تولید، حساب‌های دریافتی و پرداختی و…
اطلاعات به مثابه محصول یک شرکت: بیشتر شرکت‌ها در زمینه فروش اطلاعات فعالیت می‌کنند ـ برای نمونه انتشاراتی‌ها، دلالان سهام شرکت‌ها، مدارس و دانشکده‌ها، مراکز نرم‌افزارهای کامپیوتری، آژانس‌های تبلیغاتی و… (تانسی، ۲۰۰۳: ۵).
۲ـ۱ـ۱۲٫ نقش سیستم‌های اطلاعات مدیریت در تصمیم‌گیری
سازمان‌های کارآ به سیستم‌های مطمئنی نیازمندند که آنها را قادر می‌سازند در هر موقعیت و شرایطی، بهترین تصمیمات ممکن را بگیرند. بنابراین، یک سیستم اطلاعاتی سازمانی باید داده‌ها را جمع‌آوری و تحلیل کند و آنها را در قالب اطلاعات مفیدی که می‌تواند به عنوان اساس دانش کارشناسی در رابطه با تصمیم‌‌گیری مورد استفاده قرار گیرد، نمایش دهد. هنگامی که تصمیمات اتخاذ می‌شوند، باید به اطلاع افرادی که آنها را پیاده‌سازی می‌کنند، برسند، سپس اجرایی شوند و در نهایت، موفقیت یا عدم موفقیتِ اجرا بررسی شود. تصمیم‌ها به‌طور روز‌افزون با استفاده از فن‌‌آوری می‌توانند به صورت خودکار پیاده‌سازی شده، و بر همین اساس، رسیدن به اهداف سازمانی با حداکثر کارایی را باعث شوند (تانسی، ۲۰۰۳: ۴).
تصمیم‌گیری یکی از وظایف اصلی مدیریت در تمام سطوح مدیران و سرپرستان سازمانی و حتی در روند زندگانی روزمره بشر مطرح است. اتخاذ تصمیم مدیران عالی به همراه برنامه‌ریزی بلندمدت راهبردی و برای هدایت گروه صورت می‌گیرد، در حالی که مدیران سطوح پایین‌تر سازمان بر اساس وظایف محوله نسبت به اتخاذ تصمیم در امور روزمره اقدام می‌کنند. کارکنان عملیاتی نیز معمولاً اتخاذ تصمیماتشان برای امور راهکاری و روزانه است، بنابراین اطلاعات در سطوح مختلف سازمان متفاوت است. نظام‌های اطلاعاتی مدیریت نه‌تنها مدیران را در امور راهبردی حمایت می‌کند، بلکه در تصمیم‌های تکراری و روزمره نیز اطلاعات لازم را در اختیار مدیران میانی برای اجرای راهکارها قرار می‌دهد و آنان را قادر می‌سازد تا به اطلاعاتی دست یابند که کمک مؤثری در تصمیماتشان به شمار می‌رود (مؤمنی، ۱۳۸۰: ۹ـ۱۰).
سیستم‌های اطلاعات مدیریت، نیازهای اطلاعاتی مدیران در طول تصمیمات روزمره را تأمین می‌نماید (شرمرهورن،[۴۶] ۲۰۰۵، ۱۶۹؛ به نقل از: سرلک و فراتی، ۱۳۸۷: ۲۲). به بیان دیگر، نظام اطلاعاتی مدیریت نظام کلانی است که تهیه و نظارت و بازیابی و ارائه اطلاعات را از پدیده‌های دنیای بیرونی، میانی و درونی عملکرد سازمان به عهده دارد و سازمان‌دهی یا سامان‌دهی مدیریت اطلاعات و ارتباطات را در شکل‌بندی مورد نیاز مدیریت تهیه و تدارک می‌بیند تا مدیریت را در تصمیم‌گیری برای تحقق هدف‌های سازمان، ایفای وظایف، برنامه‌ریزی و اجرا و نظارت، به صورت بهینه و کارآ یاری دهد (مؤمنی، ۱۳۸۰: ۸). نظام اطلاعاتی مدیریت شامل سه جزء است: مدیریت، اطلاعات و نظام‌های یکپارچه (مؤمنی، ۱۳۸۰: ۹).
نمودار ۲ـ۱ـ۴٫ نمودار فرآیند تصمیم‌گیری بر اساس اطلاعات و برقراری ارتباطات با عوامل مؤثر دنیای عملکرد مدیریت (منبع: مؤمنی، ۱۳۸۰: ۱۰)
۲ـ۱ـ۱۳٫ جایگاه ساختاری سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان
سیستم‌های اطلاعاتی، بخش مهمی از اجزای سازمان محسوب می‌شوند، بنابراین هم در ساختار سازمان اثر گذاشته و موجب تغییر بنیادی آن می‌شوند و هم خود نیز از ساختار سازمان متأثر می‌شوند. به مانند انسان که از نظر ساختاری، دارای سه نوع سیستم جامع تصمیم‌گیری (مغز)، حرکتی و عملیاتی (اعضا و جوارح) و اطلاعاتی (عصبی، ژنتیکی و غیره) می‌باشد، سازمان نیز سه نوع سیستم جامع تصمیم‌گیری (سکانداری)، اطلاعاتی و عملیاتی (اجرایی) دارد.
نمودار ۲ـ۱ـ۵٫ سیستم‌های اطلاعاتی از نظر ساختاری (منبع: محمودی، ۱۳۸۶: ۱۵۱)
با توجه به نمودار، سیستم اطلاعاتی به عنوان منبع اصلی تأمین‌کننده اطلاعات مورد نیاز کلیه بخش‌ها، بین سیستم تصمیم‌گیری و سیستم عملیاتی، نوعی پیوند سیستمی ایجاد می‌کند. جریان تصمیمات، به صورت دستورالعمل‌ها، بخش‌نامه‌ها و قواعد، پس از ورود در سیستم اطلاعاتی و ذخیره‌سازی، به سیستم عملیاتی ارسال می‌شوند. سیستم اجرایی با کمک سیستم اطلاعاتی دستورالعمل‌ها را اجرا کرده و نتایج آن را به سیستم اطلاعاتی و تصمیم‌گیری منتقل می‌کند. بنابراین، هیچ سازمانی بدون اطلاعات و سیستم اطلاعاتی قادر به تصمیم‌گیری و تحقق تصمیمات خود نخواهد بود (برگرفته از: محمودی، ۱۳۸۶: ۱۵۰ـ۱۵۱).
۲ـ۱ـ۱۴٫ طبقه‌بندی سیستم‌های اطلاعاتی از نظر کاربرد
از نظر تاریخی، در ابتدای پیدایش MIS و توسعه نخستین سیستم‌های اطلاعاتی در دهه ۱۹۶۰، بیشتر سازمان‌ها و شرکت‌ها از سیستم‌های اطلاعاتی برای محاسبات مالی، چون محاسبه سود و زیان، مدیریت بودجه، خرید و فروش و پرداخت حقوق استفاده می‌کردند.
سیستم‌های اطلاعات مدیریتی (MIS) در سیر تحولات خود برای کاربردهای مدیریتی پیش‌بینی شده بودند، اما این سیستم‌ها به‌تدریج از قلمرو مدیریت و قالب سنتی خود خارج شده و در دیگر زمینه‌های کاربردی چون تجارت، کارهای اداری، صنعت، تولید، جغرافیا، شهرسازی و غیره نیز وارد شدند؛ و به این ترتیب زمینه بروز و پیدایش سیستم‌های اطلاعاتی کاربردی متنوع و متعددی را ایجاد کردند. در اینجا انواع سیستم‌های اطلاعاتی را از نظر کاربرد معرفی می‌کنیم:
۲ـ۱ـ۱۴ـ۱٫ سیستم‌های اطلاعات مدیریتی (MIS)
MIS به عنوان سیستم اطلاعات کاربردی در مدیریت از قدیمی‌ترین و مهم‌ترین سیستم‌های اطلاعات محسوب می‌شود. MIS سیستم اطلاعات کاربردی مبتنی بر کامپیوتر است که طیف گسترده‌ای از انواع داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز مدیران و سازمان را برای تولید گزارش، تجزیه و تحلیل مسائل سازمانی، پشتیبانی از فرایند تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری، کنترل و ارزیابی عملیات و ارائه راه‌حل‌ها، تأمین می‌کند. MIS بیشتر در سطوح عالی و میانی سازمان به منظور سیاست‌گذاری، تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و کنترل سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد، بنابراین به تناسب کاربرد خود در سازمان، دارای سیستم‌های کاربردی و جانبی دیگری نیز است.
۲ـ۱ـ۱۴ـ۲٫ سیستم‌های اطلاعات تولید گزارش (RIS)[47]
مدیران سازمان برای کنترل و ارزیابی نتیجه تصمیمات خود و همچنین آگاهی از عملکرد سطوح مختلف سازمان و یا به منظور اتخاذ تصمیمات و برنامه‌های جدید، نیازمند داده‌ها و اطلاعات جدیدی هستند که پردازش‌های لازم روی آنها انجام شده باشد. این گزارش‌ها به صورت اطلاعات طبقه‌بندی‌شده و جامعی به مدیران ارائه می‌شوند. سیستم اطلاعات کامپیوتری به نام سیستم تهیه یا پشتیبان گزارش (RSS)[48] در سازمان پیش‌بینی شده است که اجزای آن در تاروپود سازمان قرار دارند و اطلاعات مورد نیاز را به شکل گزارش‌های مختلف توصیفی، آماری و تحلیلی تهیه می‌کنند. برای مثال بخشی از نرم‌افزارهای کاربردی Excel و Access برای تهیه گزارش‌ها اختصاص داده شده است.
۲ـ۱ـ۱۴ـ۳٫ سیستم‌های اطلاعات مدیران ارشد (EIS)[49]
سیستم‌های EIS که به آنها سیستم‌های پشتیبان مدیران ارشد (ESS)[50] نیز می‌گویند به سیستم‌های اطلاعاتی اتوماتیک و جامعی گفته می‌شود که برای تهیه و تأمین اطلاعات مورد نیاز مدیران سطوح عالی و یا اجرایی سازمان طراحی می‌شوند. EIS دیدگاهی کامل و جامع از سازمان ارائه کرده و از برنامه‌ریزی‌های راهبردی سازمان پشتیبانی می‌کند. بر اساس نظریات اسپاراگو[۵۱] و مک‌نیورلین،[۵۲] سازمان‌ها سه انگیزه مهم برای کاربرد EIS و یا به عبارتی ESS دارند:

برای دانلود متن کامل این فایل به سایت torsa.ir مراجعه نمایید.

  1. تحلیل عوامل حیاتی موفقیت (CSF)[53]سازمان‌ها و مدیریت برای اتخاذ تصمیمات مهم و افزایش موفقیت سازمان؛
  2. تمایلات شدید مدیران ارشد به منظور دستیابی بیشتر به اطلاعات دقیق، سریع، درست و جامع؛
  3. مقام و موقعیت شغلی و اهمیت تصمیم‌های آن و اینکه اطلاعات در بیشتر موارد هویت سازمانی را دربردارد (مؤمنی، ۱۳۸۰: ۲۳۲).

سیستم‌های اطلاعات مدیران ارشد علاوه بر تجهیزات کامپیوتری متعارف، باید در قالب شبکه‌ای گسترده طراحی شوند تا دسترسی اطلاعات را از همه جای جهان میسر کنند. بنابراین طرح‌ریزی سیستم کنفرانس از راه دور و سیستم‌های اطلاع‌رسانی چندرسانه‌ای از ضرورت‌های این‌گونه سیستم‌هاست.
۲ـ۱ـ۱۴ـ۴٫ سیستم‌های اطلاعات راهبردی (SIS)[54]
سیستم‌های اطلاعات راهبردی و یا به‌عبارتی سیستم‌های پشتیبان راهبردی (SSS)،[۵۵] به نوع خاصی از سیستم‌های اطلاعات کاربردی گفته می‌شود که «اطلاعات راهبردی» را برای تحقق و پشتیبانی از اهداف راهبردی سازمان تهیه و تأمین می‌کند. این سیستم‌ها در رده‌های عالی سازمان‌ها و نهادهای پیچیده‌ای چون ارتش، نهادهای سیاسی، اقتصادی، تجاری، و بعضی سازمان‌های دولتی چون شهرداری‌ها که در شرایط راهبردی، پیچیده، بحرانی، غیر قابل پیش‌بینی، رقابت‌انگیز و چالش‌انگیز به‌سر می‌برند، برای مقابله با شرایط سخت محیطی و حفظ بقای خود مورد استفاده قرار می‌گیرند. با توجه به ویژگی‌های خاص اطلاعات راهبردی که درستی و امنیت آنها بسیار حیاتی و تعیین‌کننده است، باید در طراحی سیستم‌های اطلاعات راهبردی به گونه‌ای سیستم را طرح‌ریزی و شالوده‌گذاری کرد که قدرت دستیابی به اطلاعات برای همگان به‌شدت محدود شده و تنها کسانی بتوانند از خدمات و اطلاعات آن بهره‌مند شوند که از تصمیم‌گیرندگان سطوح عالی سازمان باشند.
۲ـ۱ـ۱۴ـ۵٫ سیستم‌های اطلاعات پشتیبان تصمیم (DSS)[56]
DSSها به نوع خاصی از سیستم‌های اطلاعاتی کاربردی خودکار گفته می‌شوند که اطلاعات پردازش‌شده مورد نیاز مدیران را برای پشتیبانی از فرآیند تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری‌های نیمه‌ساختاریافته یا غیرساختاریافته تأمین می‌کنند. برخلاف EIS که اطلاعات مورد نیاز مدیران را به منظور اتخاذ تصمیمات تهیه می‌کنند، DSSها، به‌طور مستقیم در تصمیم‌گیری نقش ندارند، بلکه این امکان را در اختیار مدیران قرار می‌دهند تا با استفاده از برخی محاسبات، تحلیل‌ها و برآوردها، سریع‌تر و آسان‌تر تصمیم بگیرند. بنابراین اهداف اساسی DSSها عبارت‌اند از: کاهش ابهامات و سوءتعبیرها، افزایش سرعت تصمیم‌گیری، افزایش اعتبار و صحت انتخاب‌های ردیابی‌شده و افزایش درجه مطلوبیت تصمیمات اخذشده.
۲ـ۱ـ۱۴ـ۵ـ۱٫ اهمیت DSS
در عصر کنونی که هر موضوعی در پی افزایش نیازها، تغییرات محیطی و فن‌آوری به‌شدت پیچیده بوده، مدیریت و تصمیم‌گیری نیز بسیار سخت و پیچیده است، امروزه هیچ مدیری بدون اطلاعات مطلوب، پالایش‌شده و مستدل، که جز از راه پردازش اطلاعات و تجزیه و تحلیل دقیق مسائل و رویدادها حاصل نمی‌شود، نمی‌تواند به‌طور درست تصمیم‌گیری کند. بنابراین با توجه به توانایی‌های DSS در حل مسائل نیمه‌ساختاریافته و غیرساختاریافته و ارائه تحلیل‌ها و پیش‌بینی بعضی از گزینه‌ها در شرایط مبهم، این سیستم به عنوان پشتیبان، به مدیران برای اتخاذ تصمیمات کمک بسیار مؤثری می‌کند.
۲ـ۱ـ۱۴ـ۵ـ۲٫ ویژگی DSS‌ها
سیستم‌های پشتیبان تصمیم از سیستم‌های اطلاعاتی کاربردی مبتنی بر کامپیوترند که ضمن دارا بودن خصوصیات مشترک کلیه سیستم‌های اطلاعاتی، دارای یک‌سری ویژگی‌های خاص نیز هستند که به‌صورت اجمالی به معرفی آنها می‌پردازیم:

  1. علاوه بر سخت‌افزار و نرم‌افزارهای مختلف به ابزارها و امکانات تحلیلی، مدل‌سازی و شبیه‌سازی نیز نیاز دارند؛
  2. اغلب در تصمیم‌سازی و افزایش کیفیت و اثربخشی فرآیند تصمیم‌گیری نقش دارند؛