شناخت و تعیین مشخصات فعالیتهای پروژه

2-4-1- مراحل برنامه ریزی و کنترل پروژه

برای انجام برنامه ریزی و کنترل یک پروژه نیاز به ساخت سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه است. گامهای برنامه ریزی و کنترل پروژه عبارتند از:

تحلیل پروژه: شامل مراحل مروری بر اهداف و شرایط اجرایی، تفکیک پروژه و تهیه فهرست فعالیتها، بررسی روابط میان فعالیتها و تهیه فهرست روابط میان فعالیت­ها و نهایتاً ترسیم پروژه می‌باشد.

برآورد مدت، هزینه و منابع اجرایی: شامل مراحل برآورد حجم عملیات و منابع مورد نیاز فعالیتها، برآورد مدت و هزینه اجرای فعالیت­ها، برآورد هزینه های غیرمستقیم پروژه و تهیه بودجه مفصلی پروژه می باشد.

زمان بندی پروژه: شامل تعیین مراحل زمان بندی شبکه (پروژه)، تهیه جداول مشخصات اجرایی فعالیتها و بررسی اثر وقوع شرایط نامناسب نظیر شرایط نامطلوب جوی و بررسی سایر مسائل و مشکلات احتمالی می باشد.

برنامه ریزی منابع و شناخت رابطه زمان- هزینه: شامل مراحل برنامه ریزی و تخصیص منابع، بررسی رابطه زمان- هزینه و تاریخ گذاری پروژه است.

تهیه برنامه نهایی و اجرایی پروژه: شامل مراحل صدور دستور کار یا مجوز شروع پروژه، تهیه برنامه نهایی و اجرایی پروژه، تامین منابع اجرایی پروژه و هدایت و اجرای پروژه می باشد.

ارزشیابی و نظارت پروژه: شامل مراحل ارزشیابی پیشرفت اجرای فعالیتها، ارزشیابی هزینه­های اجرا، مقایسه نتایج به دست آمده با پیش بینی­ها، به هنگام کردن پروژه و تهیه گزارشهای لازم برای مدیریت می باشد.

تصمیم گیری مدیریت: این گام از برنامه ریزی و کنترل پروژه شامل مراحل ارزیابی پیشنهادها، تصمیم گیری مدیریت و اعمال واکنش های مناسب و مقتضی است.

اطلاعاتی که در گامهای اول و دوم برنامه ریزی به دست می اصول کلی سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه را می سازند و از همین جهت، سرنوشت سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه، وابسته به چگونگی انجام گامهای اول و دوم می باشد. درگامهای سوم و چهارم برنامه ریزی و کنترل پروژه، اطلاعات تهیه شده در گامهای اول و دوم پردازش و تحلیل شده و ظاهر سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه ساخته می شود.

شناخت فعالیتهای پروژه: مدیر پروژه برای تحلیل پروژه با شناخت فعالیتهای آن و تهیه شبکه، باید یک گروه کاری از افرادی که در کار طراحی، اجرا، نظارت و بهره برداری از این گونه پروژه­ها تجربه وتخصص دارند تشکیل دهد.

کار شناخت اجزاء یا فعالیتهای پروژه از طریق ریز و خرد کردن یا تقسیم و تفکیک پروژه که روشی منظم یا سیستماتیک است انجام می شود.

2-4-2- روشهای ریز کردن پروژه (Breakdown)

روش ریز کردن پروژه روشی از بالا به پائین و از کلیات به جزئیات و به طور کلی، روشی سلسله مراتبی است. ابتدا کل یک پروژه (یا سطح اول) با انتخاب و استفاده از شیوه­هایی که به آنها اشاره خواهد شد، به چندین بخش عمده (یا عناصر سطح دوم) تقسیم می شود سپس هریک از عناصر سطح دوم، به نوبه خود، به چندین کار دیگر (عناصر سطح سوم) تفکیک می شوند. ریز کردن کارها در هر سطح، بنا به نیاز یا تمایل یا تا آنجا که صلاح باشد به همین ترتیب به عناصر سطوح پائین­تر ادامه می یابد و سرانجام در جایی که آنرا سطح فعالیت ها می نامند، خاتمه می یابد. مهمترین روشهای تجزیه کردن پروژه عبارتند از:

  • روش تجزیه کردن براساس مراحل
  • روش تجزیه کردن براساس موضوعات و کارهای اصلی و عمده
  • روش تجزیه کردن براساس سازمان ها و واحدهای سهیم در اجرای پروژه

ممکن است که در گامهای مختلف کار برنامه ریزی و مهمتر از آنها در هنگام اجرای پروژه، با وضعیت­های روبرو شود که برای اعمال نظارت درست و ثمربخش باید فعالیت­های پروژه را بار دیگر مورد بررسی قرار داد. نتیجه این بررسی و اصلاح، به ادغام چند فعالیت با یکدیگر یا تجزیه یک کار به چند فعالیت دیگر منجر می­شود.

در تجزیه کارها و فعالیتهای پروژه و به بیان دیگر در تهیه نمودار کارهای پروژه به برآورد مدت و هزینه اجرایی هر فعالیت و همچنین تقدم و تاخر یا روابط میان آنها توجه ویژهای داشت. در این گام، تنها فعالیتهای لازم برای تامین هدف های پروژه تشخیص داده می شود.